Misją komórki realizującej w Banku zakupy jest terminowe dostarczanie pożądanych materiałów i usług wymaganej jakości. Towarzyszy tym działaniom systematyczna optymalizacja kosztów. Z drugiej strony Bank kieruje się zasadami zgodnymi z etyką biznesu, dążąc do przejrzystych relacji z dostawcami. Polityka zakupowa kształtowana jest we współpracy z dostawcami. Jednym z jej głównych dokumentów są Zasady zakupu towarów i usług w Banku.
Relacje z dostawcami budowane są w oparciu o uczciwość, przejrzystość działań, wzajemny szacunek oraz profesjonalizm, w tym w szczególności poprzez:
- dotrzymywanie przyjętych ustaleń i zobowiązań,
- regulowanie płatności i innych zobowiązań terminowo i zgodnie z ustalonymi warunkami umów,
- rozwiązywanie w drodze dialogu sytuacji trudnych i konfliktowych,
- weryfikowanie dostawców wyłącznie na podstawie przesłanek merytorycznych i biznesowych,
- informowanie dostawców o standardach postępowań.
Okresy płatności w umowach z dostawcami różnią się w zależności od standardu umów danego dostawcy i indywidualnych ustaleń. W Banku standardowy termin to 30 dni (57% umów), ale w wielu przypadkach okres płatności jest o połowę krótszy (tj. 14 dni: 26% umów). Podobnie jest w Grupie Kapitałowej: dominują okresy płatności 30-dniowe, przy czym relatywnie większa niż w przypadku Banku jest częstotliwość okresów płatności 14-dniowych, gdyż w umowach podmiotów zależnych dominuje ten właśnie okres.
Bank i pozostałe podmioty Grupy Kapitałowej rzetelnie podchodzą do kwestii regulowania swoich zobowiązań wobec dostawców o czasie. W 2017 r. wartość faktur zapłaconych po terminie, od których z tego tytułu naliczono odsetki, stanowiła marginalny odsetek wszystkich zapłaconych faktur. Wykaz nie obejmuje płatności, których ewentualne opóźnienie zostało uzgodnione z dostawcą, gdyż zgromadzenie tych informacji byłoby zbyt pracochłonne.
Udział wartości faktur, od których zapłacono odsetki, w łącznej wartości zapłaconych faktur w Grupie Kapitałowej, w tym w Banku (2017)
| GRUPA KAPITAŁOWA | BANK | |
|---|---|---|
| Udział w łącznej wartości faktur (%) | 1,053 | 0,003 |
Procedura wyłaniania dostawców jest 2-etapowa. W pierwszym kroku potencjalni kontrahenci są zobowiązani zarejestrować się, co mogą czynić samodzielnie w platformie zakupowej PKO Zakupy. Każdy taki dostawca musi zostać zatwierdzony przez kierownika komórki odpowiedzialnej za zakupy. Podmioty, które uzyskały akceptację, mogą uczestniczyć w drugim etapie, czyli postępowaniach zakupowych.
Oddziaływanie na dostawców w zakresie kwestii społeczno-środowiskowych ma miejsce na etapie zapytania ofertowego organizowanego przez Bank lub każdy z pozostałych podmiotów Grupy Kapitałowej. Zgodnie z jego treścią, dostawcy – przystępując do postępowania zakupowego – deklarują, iż kierują się nadrzędną zasadą poszanowania prawa, poczuciem sprawiedliwości i odpowiedzialności społecznej oraz rozumieją wpływ wywierany swoją działalnością na środowisko naturalne, otoczenie, drugą stronę, na swoich pracowników, współpracowników, podwykonawców i partnerów biznesowych, a także kierują się zasadami etyki. W dalszej części oświadczenia są szczegółowe deklaracje dotyczące:
- dbania o bezpieczeństwo w miejscu pracy,
- kierowania się współdziałaniem, zaufaniem, odpowiedzialnym i partnerskim podejściem do drugiej strony,
- przestrzegania zasad dotyczących wymiaru czasu pracy i wynagradzania za pracę,
- przestrzegania praw człowieka,
- przeciwdziałania korupcji,
- dbania o środowisko naturalne.
Szczegóły powyższych zapisów zostały omówione w odpowiednich częściach Sprawozdania.
Dostawcy raz w roku otrzymują od Banku ankietę, dzięki której pozyskiwane są cenne informacje w zakresie funkcjonalności platformy zakupowej oraz ogólnych spostrzeżeń w zakresie współpracy z Bankiem. Wnioski z badania są przesłanką do poprawiania warunków współpracy pomiędzy Bankiem i dostawcami.
